Akta osobowe w 2023 – dodatkowa część E dotycząca kontroli trzeźwości

Od 21 lutego 2023 r., jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników (art. 22^(1c) § 1 Kodeksu pracy). Nowe przepisy w sprawie kontroli trzeźwości pracowników przewidują, że informacje o dacie, godzinie i minucie badania pracownika przechowuje się w jego aktach osobowych przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. Jednocześnie, jeśli na pracownika zostanie nałożona kara upomnienia, nagany lub kara pieniężna, informację o kontroli trzeźwości przechowuje się w aktach osobowych pracownika do czasu uznania kary za niebyłą (art. 22^(1c) § 6, § 7 Kodeksu pracy).

W związku z koniecznością gromadzenia nowych dokumentów w aktach osobowych pracowników, które nie są sklasyfikowane w żadnej obecnie obowiązującej części tych akt, dokumentacja dotycząca kontroli trzeźwości ma być przechowywana w nowej części akt osobowych, tj. części E.

W części E akt osobowych, zgodnie z projektem rozporządzenia, będą przechowywane dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:

a) informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22^1c § 6 Kodeksu pracy),

b) informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika, przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 Kodeksu pracy),

c) informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1d § 10 i art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy),

d) informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 i art. 22^1f § 2 Kodeksu pracy).

Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika mają być przechowywane w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli (E1, E2 itd.). Porządek chronologiczny, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów będą dotyczyć każdej z tych wydzielonych części. Usunięcie informacji o badaniu z akt osobowych ma polegać na usunięciu całej wydzielonej części dotyczącej tej informacji, a pozostałym częściom są przyporządkowywane następujące po sobie numery.

Rozporządzenie w sprawie nowego podziału akt osobowych wchodzi w życie po 7 dniach od dnia jego ogłoszenia. 

Źródło:

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2023 poz. 471).