Zbliżający się koniec i początek kolejnego roku kalendarzowego oznacza, że wchodzimy w ostatni etap realizacji tegorocznej kontroli zarządczej. To czas, kiedy należy dokonać podsumowań, opracować sprawozdanie i oświadczenie o jej stanie, a jednocześnie – zaplanować działania na następny rok ujęte w rocznym planie działalności przedszkola. Sprawdź, jakie działania w ramach kontroli zarządczej spoczywają na dyrektorze przedszkola na przełomie grudnia i stycznia. 

Przepisy nakładają na przedszkole obowiązek zapewnienia dzieciom dostępu do wody pitnej. O tym, w jakim miejscu woda będzie dostępna, decyduje dyrektor. Niekoniecznie musi być to sala zajęć, może być to np. stołówka lub korytarz. Jednak musi być to miejsce dostępne dla dzieci, a woda musi spełniać wymagania sanitarne. Sprawdź, o czym w kontekście jakości wody do spożycia przez dzieci musi pamiętać dyrektor przedszkola. 

Od czerwca 2015 roku strony internetowe przedszkoli publicznych muszą być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. W praktyce obowiązek ten został wypełniony niewłaściwie lub w ogóle, a zaniedbania narażają dyrektora na odpowiedzialność za naruszenie przepisów o kontroli zarządczej. Warto więc skorzystać z porad, aby umożliwić korzystanie ze strony wszystkim odbiorcom.

Przepisy nakładające na dyrektora obowiązek sprawowania kontroli zarządczej w przedszkolu nie wskazują, jakie dokumenty należy opracować ani jak często trzeba je aktualizować. Zachęcamy do zapoznania się z proponowanym wykazem oraz przypominamy – każdy dokument powinien obowiązywać tak długo, jak długo jest istotny i aktualny w przedszkolu.

Istnieje różnica między celem i zadaniem w kontroli zarządczej. Cel, jako ustalone i przewidywane zamierzenie, ma postać ogólną. Zadania natomiast odnoszą się do realizacji tych zamierzeń – są sformułowane w szczegółowy sposób. Celem nie jest samo działanie – lecz rezultat.

Dyrektor przedszkola ma obowiązek pisemnego zwrócenia się do Archiwum Państwowego z prośbą o zatwierdzenie zarządzenia w sprawie wprowadzenia przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Uzgodnienia z Archiwum Państwowym wymaga także wprowadzanie zmian w tych przepisach.  

Akta spraw zakończonych, po upłynięciu okresu przechowania w komórce organizacyjnej, w której zostały wytworzone, należy przekazać do archiwum lub składnicy akt. Przekazywane dokumenty muszą zostać odpowiednio uporządkowane, w przeciwnym razie pracownik składnicy nie potwierdzi swoim podpisem ich przyjęcia.

Instrukcja kancelaryjna określa działania, które podejmuje się w celu sprawnego zarządzania dokumentami w przedszkolu. Każde przedszkole ma własną strukturę organizacyjną, dlatego posługiwanie się gotowymi wzorami instrukcji nie gwarantuje prawidłowego i bezpiecznego obiegu dokumentów.